Должностная инструкция секретарь - машинистка
Должностная инструкция секретарь - машинистка
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей, принимается и увольняется на работу приказом директора предприятия.
1.2. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную
подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3.Секретарь-машинистка подчиняется ________________________________________
(руководителю предприятия, руководителю структурного подразделения, иному должностному лицу)
1.4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:
нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
уставом предприятия;
правилами трудового распорядка;
приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);
настоящей должностной инструкцией.
1.5. Секретарь-машинистка должна знать:
положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
машинопись;
правила орфографии и пунктуации;
порядок расположения материала при печатании различных документов;
правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
правила эксплуатации пишущих машин, ПЭВМ, диктофонов, магнитофонов;
правила пользования приемно-переговорными устройствами;
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
основы организации труда;
основы законодательства о труде;
правила внутреннего трудового распорядка;
правила и нормы охраны труда.
1.6. Во время отсутствия секретаря-машинистки ее обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него
обязанностей.
II. ФУНКЦИИ
На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия.
2.2. Ведение делопроизводства.
2.3. Организация приема посетителей.
III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана:
3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.
3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.
3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их
регистрация), вести и оформлять протоколы.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее
рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следить за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимать документы на подпись руководителю.
3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.
3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.
IV.ПРАВА
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Секретарь-машинистка несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством
Республики Беларусь
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.
© Alti.ru