Тайм-менеджмент: дань моде или
необходимость?
На сегодняшний день большинству здравомыслящих людей понятно, что своим
временем необходимо сознательно управлять. И чем лучше они будут им
управлять, тем больше успеют сделать.
Нехватка времени – настоящий бич нашего времени. С его нехваткой
сталкиваются все от мала до велика. Школьникам не хватает времени, чтобы
сделать домашнее задание, студентам – освоить все необходимые материалы
за отведённый срок, работникам – выполнить все возложенные обязанности,
а бизнесменам – сделать всё, что было запланировано. Почему это
происходит? Как показывают исследования, потому, что около 40% рабочего
времени расходуется впустую. С нерабочим же временем дело обстоит ещё
плачевнее – большинство людей бездарно тратят 70% личного времени.
Проблема налицо! А если есть проблема, то должно быть и решение. И такое
решение было найдено – тайм-менеджмент. Или, говоря по-русски, искусство
управления временем.
Те, кто краем уха слышали о тайм-менеджменте, представляют себе его как
некую систему планирования времени по принципу – записал все дела и
выполнил их. Это не совсем верное представление. Понятие
«тайм-менеджмент» гораздо шире. Попробуем разобраться в этом понятии
получше.
Планирование действительно является одним из главных элементов
тайм-менеджмента, но далеко не единственным. И не просто обычное
планирование, а планирование двухступенчатое. Первая ступень –
составляется список всех необходимых дел. Вторая ступень – дела
ранжируются в соответствии с приоритетностью. Составить список всех дел
для любого человека не составит труда, а вот при расстановке приоритетов
зачастую возникают трудности. Я рекомендую Вам пользоваться при
расстановке приоритетов знаменитым бизнес-правилом: «20% всех дел дают
80% результатов». Другими словами, только 1/5 часть от всех дел приносит
результат. Остальные дела можно отложить на потом или вовсе отбросить.
Выделите эту пятую часть дел и приступайте к их выполнению.
Для ранжирования дел можно использовать систему «1-2-3».
Дела из категории «1» самые важные. Однако их выполнение требует всего
10% времени. При этом эффект от выполнения этих дел достигает 70%!
Дела из категории «2» - дела средней важности. На их выполнение уходит
20% времени. Эффект от их выполнения – 20%.
В категорию «3» стоит отнести дела малой важности – рутину, которая
занимает 70% времени, но приносит всего 10% результатов.
Поначалу Вам сложно будет расставлять приоритеты, но чем больше вы
будете практиковаться, тем лучше будут результаты.
А главное, не сосредотачивайте внимание на планировании всего времени.
Специалисты рекомендуют планировать лишь 60% своего рабочего времени.
20% рекомендуется оставить на решение непредвиденных трудностей и задач,
а еще 20% оставить для свободной творческой деятельности.
Ещё один важный элемент тайм-менеджмента – умение выполнять неприятные
дела. К разряду неприятных относятся такие дела, которые по каким-либо
причинам нам неприятны или неинтересны. Поэтому человек стремиться
любыми путями отложить их выполнение в долгий ящик. Постепенно такие
дела накапливаются, что требует уже гораздо больше сил и времени для их
выполнения. Помните, неприятное дело не исчезнет само по себе, поэтому,
чем раньше Вы его сделаете, тем больше свободного времени у Вас
останется.
Немаловажен и третий элемент тайм-менеджмента – оптимизация общения.
Один из основных источников временных потерь – ненужное общение с
окружающими и выполнение чужих дел. Отвлекающие телефонные звонки,
беседы с сослуживцами или знакомыми в рабочее время, просмотр новостей –
всё это отнимает до 30% рабочего времени. А если Вы ещё и помогаете
кому-то в решении его проблем? Избавьтесь от всего этого, научитесь
говорить твёрдое «нет!».
Четвёртый элемент – работа с информацией. Главная ошибка большинства
людей – желание впитывать как можно больше разнообразной информации. Это
не всегда идёт на пользу. Напротив, зачастую это приводит к колоссальным
временным потерям. Помните, человеческий мозг способен давать
максимальную отдачу только при работе с одним конкретным объектом.
Поэтому, выделите главное дело или объект на данный момент времени и
только с ним работайте.
И последний элемент – умение чередовать работу и отдых. Не перегружайте
себя работой. Помните, к новому рабочему циклу организм должен подойти
отдохнувшим. Не экономьте на перерывах, еде и крепком здоровом сне.
А в заключении хочется сказать, тайм-менеджмент – это не очередное
модное течение, а жизненная необходимость для большинства из нас.
© Alti.ru