Спасти бизнесмена. Советы начинающим и преуспевающим воротилам

Вы не знаете, что делать с горой дел и жалеет, что в сутках не 48 часов? Вы не рискуете сделать важный звонок и впадаете в отчаяние? Но эти проблемы очень легко решаются!

Быть бизнесменом, проворачивать дела - непростое занятие. Оно требует физической выносливости прежде всего. Но наша психика порой дает слабину. Мы смотрим на количество сообщений, пришедших по e-mail и нас охватывает паника - когда же всё успеть?!

Если вы предприниматель, то вам знакомо это ощущение. Попытки успеть все: поболеть за футбольную команду сына, ублажить клиентов, договориться с поставщиками, ответить на письма - такое любого может выбить из колеи. Все становится еще хуже, когда приходится работать быстрее, потому что клиенты не хотят ждать, считает Питер Турла, учредитель даласской консалтинговой фирмы National Management Institute, которая помогает малому и среднему бизнесу с тайм-менеджментом. Он считает главными три вещи: расставить приоритеты, жестко выдерживать дедлайны и уметь справляться с отвлекающими факторами. Один из наиболее часто задаваемых Турле вопросов: «А что делать, если приоритетно все?»

Один из противников бизнесмена - электронная почта, о которой мы уже упоминали. Проблема в том, что мы никак не можем определиться, является ли электронная почта инструментом переписки, и тогда задержки с ответом вполне уместны, или это средство мгновенного общения, и тогда реагировать нужно немедленно. «У большинства ясности в этом вопросе нет, - говорит Тернер. - И им кажется, что ответить надо сию же секунду». Вот несколько подсказок, как управлять своей электронной корреспонденцией:

- переадресуйте не самые важные письма подчиненным;

- заведите себе в офисе и дома несколько учетных записей - для вендоров, для клиентов, для служащих. Так вам будет легче организовать поток писем и выстроить приоритеты;

- если вам это подходит, настройте в своей почте автоответчик, который будет сообщать корреспондентам, что вы проверяете почту, скажем, в десять утра и в четыре дня и что в случае экстренной необходимости лучше связаться с вами по телефону;

- систематизируйте письма по степени срочности - не на все нужно отвечать сразу же;

- по вечерам 15-30 минут отводите на то, чтобы написать тем, кому нужна от вас подробная информация. Так у вас будет время, чтобы составить толковое письмо, а не строчить нечто на бегу в разгар рабочего дня.

Еще один вопрос, возникающий практически во всех семинарских группах Питера Турлы: как сориентироваться во временных зонах: «Сами понимаете - аутсорсинг. Между партнерами иногда полмира».

- по возможности ограничивайте число участников телефонных конференций (остальные могут общаться через IM или электронную почту);

- на сайте Timeanddate.com есть мировые часы, конвертор временных зон и другие инструменты, облегчающие планирование;

- подумайте, не стоит ли в каком-то случае заменить общение по телефону электронной перепиской;

- если вам приходится часто и систематически звонить куда-то далеко, возможно, стоит подумать о том, чтобы нанять представителя вашей фирмы на месте.

А как же семья?

Родителям в XXI веке приходится нелегко. В 2006 году компания CareerBuilder провела опрос 225 отцов и выяснила, что за прошедший год из-за дел 58% из них пропустили, по меньшей мере, одно значимое событие в жизни своего ребенка, а 28% заявили, что их занятость плохо сказывается на отношениях с детьми. Что касается женщин, совмещающих воспитание детей и работу, то им надо быть готовыми к рабочей неделе продолжительностью в 71 час, включая неоплачиваемый труд.

А если вы не просто работаете, а являетесь собственником бизнеса? Тут очень легко почувствовать себя загнанным в угол. «Когда предприниматель пытается, условно говоря, одновременно разогревать гамбургер и отвечать на электронные письма, тут-то его и накрывает: мозг перегружен и получается, что ни одно дело не делается на все 100», - уверена Мария Бейли, основатель и глава фирмы BSM Media из Помпано-Бич (Флорида), занимающейся изучением трендов в воспитании детей и занятости.

Что нужно делать:

- нужно иметь список «запасных» нянек на случай ЧП;

- разграничьте работу и дом. Если вы сами позволите себе нарушать эти границы, то же будут делать и другие;

- запишите коротко, для чего вы вообще все это делаете;

- соблюдайте несколько незыблемых ритуалов. Пусть это будет недолгий, но спокойный завтрак или обед или просто полчасика без дел. Короткие, но регулярные перерывы разнообразят день; мозги отдыхают, жизнь снова становится прекрасна;

- если устали, не насилуйте себя. Вы и так уже отработали 12 часов, так что отдохните вечером, даже если осталась куча дел. Очень часто на свежую голову вопросы решаются легче, а ошибок делается меньше.

Новичкам бизнеса

Если вам приходилось оттягивать cold calling, знайте, вы не одиноки. Позвонить с предложением сотрудничества совершенно незнакомому человеку будет легче, если сначала вы сделаете ради развития своего бизнеса следующее.

- Позвоните клиентам и договоритесь об обновлении или расширении получаемой ими продуктовой линейки.

- Позвоните клиентам, довольным вашей фирмой, и попросите их назвать трех кандидатов, которым, по их мнению, ваш продукт подошел бы так же хорошо, как им.

- Наладьте отношения с компаниями, не конкурирующими с вашей, но работающими с клиентами в той же отрасли или бизнесе. Так можно здорово - и взаимно - пополнить списки потенциальных заказчиков.

Есть еще немало способов избежать cold calling, но использовать их до бесконечности невозможно. Так что есть смысл познакомиться с несколькими приемами, которые выработал сам, борясь с боязнью cold calling.

1. Составьте план. Взяться за дело намного легче, если есть список предстоящих звонков. Когда я начинаю заниматься новой для себя отраслью, то сначала звоню тем, кто в ней уже работает (не конкурентам), и прошу поделиться контактными данными или рассказать, где я могу раздобыть эту информацию. Потом собираю о фирмах, о которых узнал таким образом, кое-какую информацию.

2. Говорите уверенно. Если вы не в настроении для cold calling, позвоните парочке лучших своих клиентов, спросите, как у них дела. Иногда, услышав хорошие отзывы о своей фирме, воспрянешь духом, да еще как.

3. Не отступайте. Не забывайте, что научиться cold calling, не занимаясь cold calling, нельзя! Иногда кажется, ну нигде и ни у кого вы не находите теплого приема, а тут как раз кто-то проявляет интерес и даже назначает встречу. Не останавливайтесь: успех рождает успех.

4. Чувствовать себя удобно в неудобном положении. Первые шаги в cold calling всегда очень трудны. Но я считаю, что, когда все-таки приступаешь к звонкам, страх отступает. Начинаешь осваивать это дело на практике, видишь, что если не сдаваться, то удача придет, и это дает силы, укрепляет уверенность в себе, и вы продолжаете. Мало кому из моих знакомых нравится cold calling. Но можно чувствовать себя при этом вполне в своей тарелке - если заниматься cold calling ежедневно, даже через «не хочу». Я часто вспоминаю слова о том, что успешные люди делают то, что неуспешные делать не любят.

5. Узнать собеседника. Старайтесь узнать что-нибудь до звонка или прямо в ходе разговора - какие у него проблемы, чего он хочет добиться, чем увлекается. А потом используйте эти сведения, послав ему, например, журнальную статью на эту тему с припиской «Мне показалось, это может быть вам интересно». Второй звонок после этого дастся уже легче.

6. Быть вежливым. Обычная вежливость в разговорах на всех уровнях - прежде чем вы доберетесь до того, кто принимает решения, - может помочь, и немало. Например, услышав звонок другого телефона на том конце провода, спросите, необходимо ли собеседнику на него ответить, скажите, что спокойно подождете на линии.

7. Настаивать на очных встречах. Когда меня просят прислать промо-материалы, я обычно отвечаю, что предпочел бы личную встречу: «Как вам в четверг утром? Или лучше во второй половине дня?»

8. После того. Написав сразу после звонка пару слов благодарности оператору на ресепшн, секретарю, CEO - любому, кто помог вам связаться с нужным человеком, вы обеспечите долгую память о себе.

Информационный партнер ИАА Bishelp, Интернет-журнал Point, по данным журнала "Карьера"

Источник: POINT.RU - Интернет-журнал