Рекомендации по учету трудовых книжек
Основным документом, который свидетельствует о трудовой деятельности и
стаже сотрудника, является трудовая книжка. Попробуем разобраться, какие
трудности могут встать на пути бухгалтера при отражении на счетах
бухучета столь ценного приобретения.
Порядок хранения и учета трудовых книжек прописан в постановлении
Правительства от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (далее –
Правила). Стоит отметить, что есть два вида их учета: бухгалтерский и
кадровый. В первом случае речь идет об отражении покупки бланков
документов и их списании, которое происходит в случае выдачи книжек
сотрудникам или их порчи. Как раз на этом виде учета мы и остановимся
поподробнее.
Разберемся со счетами
Продажа трудовых книжек для фирмы не является основным видом
деятельности. Согласно пункту 46 Правил и пункту 4 Порядка обеспечения
работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в нее (утвержден
приказом Минфина от 22 декабря 2003 г. № 117н), работодатели
«запасаются» ими на договорной основе за плату. Поставщиком подобных
бланков может выступать как само объединение ГОЗНАК, так и иные
распространители, отвечающие требованиям, установленным вышеуказанным
объединением. В связи с этим купленные бланки следует учитывать не на
счете 41 «Товары», а на счете 10 «Материалы», субсчет 6 «Прочие
материалы». По той же причине их выдача работникам учитывается не с
участием счета 90 «Продажи», а проводится как реализация через счет 91
«Прочие доходы и расходы».
В пункте 42 Правил содержится указание на то, что бланки трудовой книжки
и вкладыша в нее должны храниться в организации как документы строгой
отчетности. Поэтому помимо учета по счету 10 «Материалы» целесообразно
поступление и выдачу указанных бланков отражать на забалансовом счете
006 «Бланки строгой отчетности» в условной оценке (как правило, 1 руб.).
За плату или даром?
Пунктом 47 Правил предусмотрено, что сотрудник должен оплатить
предоставленную ему трудовую книжку, причем в размере, равном расходам
работодателя на ее приобретение. Кстати, применять ККТ в этом случае не
нужно. Объясняется это тем, что организация, по сути, не продает бланк,
а возмещает собственные траты. Подобное утверждение содержится в
постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 марта 2007 г. №
А56-44214/2006.
Следует иметь в виду, что если фирма захочет заняться
благотворительностью и подарить книжку, то она не сможет уменьшить
«прибыльную» базу на затраты по ее приобретению. Ведь согласно пункту 16
статьи 270 Налогового кодекса расходы в виде стоимости безвозмездно
переданного имущества с этой целью не учитываются. Также стоит отметить,
что, выдавая трудовую книжку, компания обязана начислить налог на
добавленную стоимость (п. 1 ст. 168 НК). В противном случае ревизоры
откажут в вычете (ст. 171 и 172 НК).
Однако существуют и такие ситуации, при которых работодатель просто не
имеет права взимать плату за выдачу бланков, а именно:
– при массовой утрате трудовых книжек работодателем в результате
чрезвычайных ситуаций, как то: экологических и техногенных катастрофах,
стихийных бедствиях, массовых беспорядках и других чрезвычайных
обстоятельствах (п. 34 Правил);
– при неправильном первичном заполнении трудовой книжки или вкладыша в
нее (п. 48 Правил);
– при порче бланка не по вине работника (п. 48 Правил).
Пример
ООО «Привилегия» 1 августа 2007 г. приобрело у ООО «ГОЗНАКсбыт» 50
бланков трудовых книжек по цене 118 руб. за штуку (в том числе НДС – 18
руб.). Условная оценка установлена в размере 1 руб. за бланк. 6 августа
2007 г. на работу была принята Ю.В. Мельниченко, которая ранее нигде не
работала. Кадровый работник испортил один бланк, неправильно заполнив
трудовую книжку, и израсходовал второй бланк. В бухучете операции будут
отражены следующим образом:
1 августа 2007 г. :
Дебет 10-6 Кредит 60
– 5000 руб. (100 руб. x 50 шт.) – получено 50 бланков трудовой книжки по
цене 100 руб.;
Дебет 19 Кредит 60
– 900 руб. (18 руб. х 50) – учтен НДС, предъявленный продавцом;
Дебет 006
– 50 руб. (50 шт. x 1 руб.) – оприходовано 50 бланков трудовой книжки;
Дебет 60 Кредит 51
– 5900 руб. – оплачены полученные бланки;
Дебет 68 Кредит 19
– 900 руб. – предъявлен к вычету НДС.
6 августа 2007 г. :
Дебет 91-2 Кредит 10-6
– 200 руб. – списаны испорченный работником кадровой службы и выданный
сотруднику бланки;
Кредит 006
– 2 руб. – списаны испорченный кадровиком и выданный сотруднику бланки;
Дебет 73 Кредит 91-1
– 118 руб. – возмещение стоимости выданного сотруднику бланка трудовой
книжки;
Дебет 73 Кредит 91-1
– 118 руб. – начислено возмещение стоимости испорченного бланка;
Дебет 91-2 Кредит 68
– 36 руб. (200 руб. x 18%) – начислен НДС с возмещения стоимости;
Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана стоимость бланка из зарплаты нового сотрудника;
Дебет 70 Кредит 73
– 118 руб. – удержана стоимость испорченного бланка из зарплаты
кадровика.
Бланки любят счет
Еще одна непосредственная обязанность бухгалтера, связанная с трудовыми
книжками, – ведение приходно-расходной книги по учету бланков (п. 41
Правил), форма которой приведена в Приложении 2 к постановлению Минтруда
от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению
трудовых книжек». В данную книгу следует вносить информацию обо всех
операциях, связанных с получением и расходованием трудовых книжек и
вкладышей к ним. При этом необходимо в обязательном порядке указывать
серию и номер каждого бланка. Страницы приходно-расходной книги должны
быть пронумерованы, прошнурованы, после чего регистр заверяется подписью
руководителя компании, скрепляется сургучной печатью или опломбируется.
Источник: Федеральное агентство финансовой информации
© Alti.ru