Как найти толкового заместителя?

Как известно, финансовый директор – человек занятой. Неудивительно, что со временем такой руководитель решает подобрать себе помощника. Чтобы тот действительно стал «правой рукой» финдира, к его поиску нужно подойти весьма ответственно.

Задачи ассистента финдиректора во многом схожи с теми, что стоят и перед его непосредственным начальником. Разница – в масштабе информированности и степени ответственности. Важные служебные обязанности помощника предполагают наличие у соискателя на эту должность ряда знаний, умений и навыков.

Предполагаемый помощник директора по финансам обязан разбираться в общих экономических вопросах и в налоговом законодательстве; быть знакомым со спецификой отрасли, в которой работает компания; «подкованным» в области основ договорного права. Он должен понимать основы бухгалтерского учета, ведь в ходе работы ему придется иметь дело с внутренними отчетами и с бухгалтерской отчетностью контрагентов. Важно, чтобы ассистент умел «читать» бухгалтерский баланс, форму № 2 (Отчет о прибылях и убытках) и другие формы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, понимал, что стоит за активами и пассивами организации.

На этот список требований к кандидату не оканчивается. Ассистент на уровне пользователя обязан также знать работу программных продуктов, применяемых для организации учета в компании. Он, при необходимости, должен уметь составить любой отчет, который эти программы формируют для пользователя.

Портрет претендента

Обычно кандидату на должность помощника нет и тридцати лет. Он полон кипучей энергии, готов усваивать большие объемы разнообразной информации, что поможет ему плодотворно трудиться на благо компании. Что касается образования, то оно, как правило, высшее, экономическое или техническое. Замечено, что специалист с техническими навыками обладает блестящим логическим мышлением, это позволяет ему четко структурировать свои знания. Правда, если дипломом об окончании технического вуза исчерпывается все образование претендента, то скорее всего должность финансового ассистента не для него. Дело в том, что без знаний в области экономической теории и анализа финансовой деятельности финансиста нельзя считать квалифицированным специалистом, поэтому кандидат-«технарь» должен иметь за плечами хотя бы годовой курс по экономике и финансам.

Если кандидат приятно удивил наличием двух высших образований, то это говорит само за себя. Перед вами наверняка целеустремленный человек. Истинные свои качества он проявит во время испытательного срока, и если «корочки», допустим липовые (ведь и такое бывает!) «белые пятна» в знаниях тут же обнаружатся.

Если вы берете на должность помощника финдиректора мужчину, то имейте ввиду – за редким исключением представители сильного пола нацелены на карьерный рост, поэтому если в компании нет соответствующих перспектив, то они надолго не задержатся. В отличие от них, женщины чаще всего ценят в работе стабильность и долговременность. Само собой, все эти различия весьма условны. Подробней о личностных характеристиках определенного кандидата можно узнать непосредственно на собеседовании.

Обязанности и запреты

Понятно, что разнообразной работы в финансовом отделе как говорится выше крыши. Но не спешите посвящать нового помощника во все сразу, чтобы снять с себя нагрузку, это может дорого обойтись компании. Ведь новичок может поработать некоторое время и уволиться, и коммерческие секреты, которые он успел узнать, может передать конкурентам. Именно поэтому лучше заранее конкретно определить, чем должна заниматься «правая рука» финдиректора. По мнению экспертов журнала «Консультант» ассистенту можно поручить ряд дел. Во-первых, проводить первичный анализ заключаемых договоров (в том числе определять существенные расхождения с положениями уже существующих соглашений). Во-вторых, проверять сметы расходов поставщиков и подрядчиков (например, не завышают ли они статьи затрат, соответствуют ли их расценки среднерыночным). В-третьих, согласовывать по поручению финансового директора некоторые параметры смет, статей бизнес-планов с руководителями других отделов и служб. В-четвертых, контролировать исполнение отдельных статей бюджета компании, выявлять основные причины расхождений. В-пятых, вырабатывать рекомендации по некоторым управленческим решениям для финансового директора. Здесь важен «свежий взгляд» на проблему, выявление новых сторон или вероятных последствий разрешения каких-либо ситуаций.

Помимо этого, важно предупредить новичка, что никто не имеет права давать ассистенту финансового директора указания и поручения, кроме его непосредственного руководителя.

Помимо вышеперечисленных обязанностей, директор по финансам может наделить сотрудника функциями внутреннего контролера-аудитора или дать ему право выражать мнение финансового департамента на совещаниях. Эти условия регламентируются внутренними должностными инструкциями.

Помощнику не обойтись без общения с руководителями отделов компании и контрагентами. Именно поэтому он должен уметь грамотно формулировать темы переговоров. Однако вступать в дискуссии для него – табу. За исключением ситуации, когда «добро» на полемику дает непосредственный шеф.

В каждой компании есть конфиденциальные сведения, которые не должны просочиться за ее стены. Именно поэтому помощнику финдиректора лучше не знать в подробностях определенную информацию о компании, и особенно:

– данные об источниках возникновения и пополнения активов фирмы;

– об участии собственников компании в ее прибыли;

– о неформальных договоренностях руководства фирмы с управляющими компаний-поставщиков, о связях руководства во властных структурах, правоохранительных и налоговых органах;

–персоналии участников схем, применяемых для снижения налоговой нагрузки на предприятии. В противном случае кто поручится, что отчеты с полным перечнем «имен, явок и паролей» участников незаконной оптимизации случайно не попадут в руки контролеров?

Задача – удержать

Хороший помощник финдира – дорогого стоит, поэтому пока его не переманили конкуренты, нужно подумать, что может удержать сотрудника. Неплохо создать ассистенту такие условия, чтобы он ощущал себя на самостоятельной позиции, которая стоит того, чтобы держаться за нее. Он должен ясно представлять свои перспективы развития. В том числе и рост зарплаты пропорционально росту выполняемого объема работ. Только тогда помощник будет пребывать в уверенности, что фирма по достоинству оценивает его ценный вклад в развитие организации и, в свою очередь, способствует процветанию сотрудника, приносящего ей пользу.

Некоторым категориям работников все-таки желательно представить перспективы карьерного роста. Это вполне может быть место руководителя департамента одного из филиалов компании.

Стоит заметить, что должность помощника финансового директора сегодня есть и в крупных компаниях и в фирмах с не большими, но разнообразными направлениями деятельности. От этого «винтика» многое зависит, поэтому так хотелось бы на него положиться в будущем. Таким образом, при отборе кандидатуры на эту должность требуется особое внимание. Окончательно решение лучше принимать, только после оценки всех положительных и отрицательных качеств каждого кандидата.

Источник: Федеральное агентство финансовой информации