Информатизация логистики (Как
оптимизировать продажи в разветвленной розничной сети)
Предприятия малого и среднего бизнеса, имеющие разветвленную сеть
торговых площадок, могут достичь реальной экономии средств за счет
оптимизации транспортных расходов, применения рациональных схем доставки
товара и бесперебойного снабжения всех точек нужным количеством
продукции.
Помогут им в этом современные информационные технологии.
Главная проблема небольших и средних торговых организаций — отсутствие
оперативной информации, требующейся при формировании оптимальных
маршрутов для водителей, развозящих товар, и составлении необходимых
отчетных документов, связанных с его приемом и реализацией. Эффективно
решить эту проблему можно снабдив торговых представителей карманными ПК
(КПК) с соответствующим программным обеспечением. Начать при этом
следует, например, с использования электронных таблиц Excel. С их
помощью бизнесмен способен получить:
статистику продаж по каждому клиенту (торговой точке);
статистику по каждому маршруту (объем продаж, число клиентов, отклонения
от маршрута, прогноз маршрутов);
статистику по каждому дистрибьютору с разбивкой при необходимости по
типам торговых точек и учетом продаж через торговых представителей или
агентов дистрибьютора;
ежемесячную статистику по всему ассортименту продукции с подробностями
каждой торговой операции;
сводную таблицу по каждому дистрибьютору и по всей организации в целом.
Вопрос в том, как сделать, чтобы отдельным сотрудникам для просмотра и
внесения изменений были доступны лишь конкретные части таблицы в
пределах единого информационного массива. Если это удастся, центральный
офис компании сможет оперативно получать актуальную информацию о текущем
и прогнозируемом состоянии продаж в каждой торговой точке и на ее основе
осуществлять оптимизацию схемы логистики.
Оптимизация логистики = Совершенствование бизнес-процессов
С тем, что современные информационные технологии способны радикально
улучшить бизнес-процессы предприятия, согласны все. Дело за выявлением
практической выгоды для каждого отдельного предприятия. Решением этого
вопроса занялись руководители одной торговой компании — типичного
представителя некрупного российского бизнеса, если ориентироваться на
количество работающих сотрудников. Обычно руководство предприятий такого
класса считает, что информационные технологии — это для более солидных
компаний. «Считать нужно не "по головам", а по оборотам», — здраво
рассудило руководство данной компании, — а они подтверждают: наш бизнес
стоит того, чтобы вкладывать средства в его улучшение и развитие,
используя все доступные средства». Решив так, высший менеджмент компании
взялся за анализ проблемных бизнес-процессов, снижающих эффективность
бизнеса. В «черный список» попали:
большой объем ручного ввода информации, а значит, высокий процент ошибок
и повторения операций ввода;
задержки с доставкой информации в центральный офис и неоперативное
реагирование на изменение рыночной ситуации;
фактическое отсутствие аналитической обработки текущих данных.
Руководители компании поставили себе диагноз:
Управляющие решения принимаются «на глазок» на основе общей оценки
ситуации и интуиции, подкрепленной лишь отрывочной информацией,
полученной случайным образом и с трудом складывающейся в цельную
картину.
Действующая бизнес-модель работы компании без дополнительной
автоматизации неэффективна.
Поняв про себя такое, они сформулировали задание на разработку системы
автоматизации главного элемента своего бизнеса — системы продаж.
Автоматизация системы продаж
Анализ текущего состояния системы продаж позволил выявить несколько
основных бизнес-процессов, поддающихся существенному улучшению. В
результате были определены следующие пути их автоматизации.
1. Организация унифицированного сбора и структурирования информации.
Вся информация, связанная с текущим бизнесом предприятия, будет
находиться в едином хранилище, доступ к которому каждому сотруднику
разрешен только в пределах конкретного раздела и с конкретными правами
работы с данными. Благодаря этому необходимая им информация всегда будет
храниться в единственном экземпляре, и разночтения и несогласованность в
цифрах, которыми оперируют сотрудники, будет полностью исключена.
Ошибки в данных часто являются результатом того, что один и тот же товар
в разных торговых точках называется по-разному. Решение проблемы — в
создании системы единых справочников, с помощью которых унифицируется
описание торгового ассортимента и всех торговых операций по торговым
точкам. В результате процесс ручного ввода информации упрощается, а
количество ошибок ввода стремится к нулю.
2.Реализация быстрых каналов доставки информации.
Следует поставить на службу бизнесу те технологии, которые уже
апробированы и реально работают во множестве организаций по всему миру —
в первую очередь речь идет об использовании Интернета как недорогого и
достаточно оперативного канала доставки информации. На случай сбоя
основных каналов связи нужно предусмотреть наличие альтернативных
(дублирующих) каналов доставки.
Поскольку вся текущая информация о торговых операциях поступает в
хранилище в виде неструктурированного потока данных, требуется ее
предварительная автоматизированная обработка с целью первичного анализа,
унификации и соотнесения с различными разделами хранилища, для которых
она актуальна.
Наличие оперативных каналов связи позволяет производить доставку
обновлений информации (изменений в прайс-листах и т. п.), а также
корректировать справочную информацию практически в реальном масштабе
времени. Это, кроме всего прочего, дает возможность в нужный момент
оперативно обращаться к справочно-консультативной информации,
содержащейся в хранилище корпоративных данных.
3.Организация сбора и передачи первичной информации.
Когда первые два пункта программы будут выполнены, любую отчетную
информацию о реализации каждого вида продукции для каждой точки продаж
можно будет получать автоматически в режиме онлайн.
Финансово-бухгалтерские документы также оформляются оперативно как в
центральном офисе организации, так и в любой точке торговой сети.
4.Организация анализа информации.
Для генерации модифицируемых типовых отчетов целесообразно использовать
все то же корпоративное хранилище. Более того, содержащаяся в нем
информация способна послужить для организации динамического
ситуационного анализа изменений рынка и формирования соответствующих
рекомендаций. Для быстрого реагирования на критически важные изменения
на рынке на базе корпоративного хранилища предлагается реализовать
«ситуационную комнату» для менеджеров высшего звена.
5.Автоматизация принятия типовых управленческих решений.
Информационная система, располагающая всей полнотой информации о
состоянии складских запасов, о запасах товаров в торговых точках, общем
количестве автомобилей и т. п., в принципе, способна автоматически
формировать маршрутные листы, рекомендации и инструкции для
экспедиторов, выбирая при этом оптимальные пути перемещения грузов.
Основные элементы автоматизированной системы продаж
Специализированное рабочее место районного торгового представителя (РТП),
отвечающего за работу торговых точек в определенном районе, является
главным элементом создаваемой автоматизированной системы продаж.
В корпоративном хранилище информации данные хранятся и обрабатываются
таким образом, что обеспечивается не только их целостность и
корректность, но и быстрый доступ к ним разнообразных аналитических
подсистем. Это достигается, в частности, благодаря наличию модуля
предварительной обработки данных, который получает первичную информацию
о продажах, распределяет информацию по таблицам и выполняет ее
предварительное агрегирование. Универсальный интерфейс ввода данных
позволяет РТП выбирать способ ввода в зависимости от текущих
возможностей организации связи.
Использование Глобальной сети в качестве канала связи — наиболее
простое, удобное и экономичное решение. Не зря бытует выражение:
"Интернет — это телекоммуникации для народа».
Обратившись по интернет-каналу к корпоративному хранилищу, РТП способен
запросить необходимую ему информацию, например, аналитические отчеты по
продажам конкретных товаров, отчеты по поставщикам, трендовые (т. е.
отслеживающие историю процесса) и другие виды отчетов. При этом в случае
необходимости он вправе либо воспользоваться готовой формой отчета, либо
самостоятельно внести изменения в формат запрашиваемого отчета.
Формирование отчетов требует вычислительных ресурсов. Если условия
работы большинства DMS таковы, что нужна генерация специфических
отчетов, а также получение их в реальном масштабе времени, имеет смысл
выделить для этого в центральном офисе специальный сервер отчетов. Он
будет, во-первых, заниматься генерацией новых отчетов, а во-вторых,
хранить библиотеку тех, что были сформированы ранее и настроены на
специфические формы запросов.
Что касается отчетов по специфическим формам, то чаще всего они
заказываются не разъездными сотрудниками, а специалистами службы
маркетинга или развития бизнеса, работающими в центральном офисе. Им
нужен углубленный анализ данных, и для его реализации в большинстве
ситуаций необходимы средства аналитической обработки, базирующиеся на
технологии OLAP (OnLine Analitical Processing), которые позволяют:
динамически создавать сложные отчеты, предоставляя аналитикам мощный
инструмент работы с данными;
осуществлять глубокий анализ (корреляционный, трендовый, анализ
зависимостей и т. п.) и прогнозирование продаж, создавать механизмы
оптимизации продаж;
автоматически формировать управляющие решения на основе ситуационных
моделей.
Например, если в течение месяца процент прибыли от реализации товара в
супермаркетах выше, чем в торговых палатках, указанными средствами
автоматически оптимизируется маршрут движения транспорта для
первоочередного обслуживания именно крупных магазинов.
Или если в результате трендового анализа выявляется зависимость продажи
продукции от времени года, то автоматически выдаются рекомендации по
сезонному изменению маршрутов автотранспорта и загрузки автомобилей.
ОРГАНИЗАЦИЯ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ В СИСТЕМЕ
Наличие информационного канала между РТП и центральным офисом компании
существенно упрощает работу РТП за счет обеспечения его информацией,
основанной на анализе данных, которые поступают в центральный офис.
Если точки обслуживания и их заказы уже известны, в центральном офисе
компании при необходимости вносятся коррективы в справочниках товаров и
клиентов(добавление/удаление/изменение записей). Оптимальный маршрут
доставки товаров и описание заказов, сформированные в центральном офисе,
пересылаются РТП (параллельно производится заполнение его локального
склада).
Осуществляя продажу товара, конкретный торговый представитель (ТП)
распечатывает накладные на месте и выполняет списание товара с
локального склада. При возникновении надобности ТП имеет право указывать
дату отсроченного платежа за поставку.
Дистрибьютор, получив задание на поставку товара от РТП, выполняет ее и
сообщает об этом ТП. Получив информацию, ТП автоматически закрывает
соответствующий ранее сделанный заказ (при этом ТП может вводить даты
фактических оплат поставок).
Приняв новый заказ от торговой точки, ТП оформляет заказ на следующую
поставку товара, изменяет или добавляет карточку клиента и передает его
РТП.
Информация, полученная от всех торговых представителей, обобщается РТП и
передается для дальнейшей обработки в центральный офис компании.
ОНА УЖЕ РАБОТАЕТ
Заказчик этого решения уже применяет его. При этом торговые
представители компании были обеспечены КПК с установленными на них
многозадачными операционными системами Windows СЕ или EPOC (в
зависимости от модели КПК), а также портативными принтерами (суммарная
стоимость комплекта из КПК и принтера не превысила $800). Хранилище
информации было реализовано на СУБД MS SQL Server 7.0. Руководство
компании отмечает, что дисциплина региональных торговых представителей и
продавцов (торговых представителей) резко возросла. Работники склада
наконец-то получили полную картину того, что хранится на складе, куда
«ушла» продукция, кто ее реализовал и по каким ценам. В целом же
компания не просто внедрила систему, позволяющую усовершенствовать
систему продаж, — у нее появился инструмент, обеспечивающий прозрачность
бизнеса для ее высшего менеджмента.
Источник: www.itbc.ru
© Alti.ru