Финансовый директор: когда время - деньги

Время – ресурс ограниченный. Его не хватает всегда. Однако статус обязывает финдиректора быть в курсе всех дел компании и принимать решения как раз в ограниченный промежуток времени.

От этих решений напрямую зависит как текущее состояние, так и будущее компании. Успеть нужно очень и очень многое, а потому финдиректор должен научиться правильно распоряжаться своим временем.

Определиться с приоритетами

Финансовый директор и возглавляемая им служба решают на предприятии множество разных по уровню значимости задач. Их можно распределить по степени важности в следующем порядке:

– контроль качества ведения финансового учета, правильности составления бухгалтерской и налоговой отчетности предприятия, отслеживание своевременности уплаты налогов в бюджеты различных уровней бухгалтерской службой компании. Это наиболее важный и сложный аспект деятельности финансиста, поскольку за нарушения в области бухгалтерского и налогового учета и отчетности отвечать приходится перед фискальными органами. Правоту свою, возможно, придется отстаивать даже в арбитражном суде, а ведь на это тоже нужно время. И чтобы не тратить его понапрасну, надо стремиться к тому, чтобы качество финансового учета было близко к идеальному. Иными словами, учет должен всегда находиться в строгом соответствии с нормативными документами;

– налоговое планирование и оптимизация налогообложения путем построения эффективной системы договорных отношений с контрагентами и выстраивания собственной цепочки хозяйственных и финансовых операций по налоговой оптимизации. Следует понимать, что фискальное законодательство меняется постоянно, и то, что было возможно вчера, сегодня уже может не получиться. А значит, нужно уметь оперативно перестроить всю цепочку взаимоотношений между субъектами оптимизации. Особенно внимательно надо отслеживать арбитражную практику по налоговым спорам, так как в судах слушаются дела по типичным для многих предприятий проблемам. Хотя для российского арбитража прецеденты не являются самостоятельными источниками права, тенденции таких разбирательств надо знать. Тот, кто знает чужую негативную практику, сможет избежать горечи создания своей;

– разработка системы управленческого учета, внедрение системы бюджетирования и отслеживание основных стратегических и тактических показателей текущей деятельности компании. Этот аспект очень важен для собственников компании, поскольку позволяет им и топ-менеджерам отслеживать реальное состояние текущих дел с учетом различных направлений деятельности компании. А значит, управленческая отчетность должна быть понятна не только финансисту;

– бизнес-планирование, построение финансовых моделей будущих проектов, разработка и проверка смет намечающихся в ближайшее время контрактов.

Из анализа задач финдиректора можно заключить, что они разделяются на первоочередные (финансовый учет и налоговое планирование) и текущие (управленческий учет и бизнес-планирование). За нарушение норм и правил составления отчетности по первым – возможны штрафы со стороны налоговиков; а несвоевременное или некомпетентное отражение внутреннего состояния предприятия ведет к потерям в бизнесе. Отсюда вытекает, что для финансового директора важно все, а потому было бы совсем неплохо научиться рационально распределять свое время, время подчиненных и сотрудников других подконтрольных ему служб компании, чтобы успеть все и не упустить главное – контроль состоянием дел в компании.

Распределяй – и хозяйствуй

Финдиректор в одиночку все сделать не сможет – в том числе и при круглосуточной работе. Даже полностью погрузившись в финансовые отчеты, он, возможно, и устранит нарушения, однако лишь на некоторых участках бухгалтерского учета. Причем, если ошибки не будут найдены, получится банальное дублирование функций проверяемого сотрудника в ущерб остальным обязанностям финансиста.

Финдиректор должен воздерживаться от вмешательства в деятельность главного бухгалтера. Оставьте главбуху его обязанности в соответствии с законом №129-ФЗ и предоставьте право подбирать самостоятельно команду для работы на определенных участках: банк, касса, основные средства, материалы, дебиторы-кредиторы. Этим шагом финансист покажет, что доверяет Главному счетоводу компании, не сомневается в его компетенции в оценке профессиональной пригодности подчиненных. И к тому же сэкономит массу времени, особенно если установит еще и следующий регламент общения с сотрудниками бухгалтерии: по всем вопросам они должны обращаться только к непосредственному начальнику. В противном случае возникнет неразбериха из-за интриг и недомолвок, в которой никто не заинтересован. С самим же главбухом следует регулярно обсуждать и согласовывать вопросы, без знания которых невозможно стратегическое (до одного года) и краткосрочное или экстренное (до 1-3 месяцев) налоговое планирование и прогнозирование.

Приведем пример. Торговая компания прогнозирует внезапный скачок доходов, в связи с чем придется уплатить значительный налог на прибыль. Между тем свободных оборотных средств у компании сейчас нет. Для уменьшения налога на прибыль следует применить «трансфертную» схему ценообразования, то есть оприходовать партию товара по завышенным ценам закупки, который затем реализовать по обычным отпускным ценам. Сделать это нужно в краткосрочный период. Так вот, если в учетной политике предприятия не предусмотреть списание ТМЦ по методу ЛИФО, такая схема неприменима.

Учетная политика для целей налогообложения, как известно, утверждается в начале года на весь финансовый год и изменению в течение этого года не подлежит. Значит, если своевременно обсудить этот важный вопрос с главбухом, впоследствии можно будет свободно маневрировать при налоговом планировании, а не тратить время на изучение учетной политики и на написание докладных с объяснением причин ошибок в прогнозировании, ведь главбух работает строго по регламенту.

Кого же необходимо привлечь в помощь финдиректору? Для контроля работы бухгалтерии необходим профессиональный внутренний аудитор-консультант. Для него потребуется составить задание, содержащее перечень проверяемых параметров. Аудитору прежде всего предстоит обратить внимание на отражение операций, которые влияют на уплату и исчисление налогов. Разумеется, в его задачу должны входить не только поиск ошибок, но и помощь в их устранении.

На бизнес-планирование можно затратить меньше времени, если начать его не с погружения в бумаги «с головой», а с беседы с непосредственными исполнителями проекта. Именно их пожелания и доводы позволят подобрать лучшие пути реализации намеченного плана. Работу делают не цифры, а люди.

В процессе работы финансовому директору приходится взаимодействовать с различными службами. Чтобы не переделывать их работу, получив «на выходе» неудовлетворительный результат, лучше сразу же формулировать им задания. Например, поручить юридической службе при заключении договора купли-продажи предусмотреть условия отгрузки продукции предприятия и санкции за просрочку оплаты. Или обязать службу логистики разработать систему доставки товаров с лимитированной стоимостью этой операции. Это позволит сберечь время и избежать бесконечных переговоров с контрагентами. Потратишь час, а в результате сэкономишь неделю.

Не думай о секундах свысока…

Есть все же обязанности, которые не передоверить даже самому толковому помощнику. Ими тоже можно и нужно заниматься, рационально используя свое рабочее время.

Во-первых, налоговое планирование (операция, которую финдиректор никому доверить не может). Но эта работа все равно займет массу времени, если ее начать с изучения Налогового кодекса постранично. На первом этапе эффективнее воспользоваться опытом коллег. Для этого нужно изучать соответствующую литературу и посещать специализированные семинары и тренинги для финансистов. Там можно получить не только теоретические сведения, но и изучить практику применения. Следует помнить, что налоговики негативно относятся к оптимизации налогообложения, но не потому, что это незаконно; просто налоговая инспекция всегда возражает против любого уменьшения налоговых отчислений, даже законного.

Во-вторых, управленческая отчетность – одна из важнейших обязанностей финдира. Подготовка отчетности займет меньше времени, если автоматизировать этот процесс. Можно избежать многократной трансформации данных бухучета, единожды сформулировав техническое задание IT-службе, чтобы та разработала индивидуальный программный продукт именно под вашу конкретную компанию. Лучше работать хорошо, чем работать много.

Разумеется, своими силами справиться не всегда удается, а значит, при необходимости финансист должен обосновать потребность в увеличении штата финансовой службы, ее технического и программного обеспечения. Разумнее заранее попросить помощи и выполнить работу в срок, чем самостоятельно все «завалить».

Вам как финдиректору предстоит спланировать расход дневного рабочего времени на решение тех или иных задач. Сделать это непросто, особенно если финансист надеется контролировать все проблемы компании и хотел бы держать руку на пульсе.

Исходя из опыта, можно порекомендовать распределить время следующим образом: 70 процентов времени на решение текущих задач компании, 20 – на планирование будущих бизнес-проектов и 10 – на анализ того, что произошло, для извлечения уроков на будущее. Не надо брать на себя много или мало обязанностей, – надо усвоить, что отвечать за все вовсе не означает, что все придется делать самому. Просто надо сперва изначально все продумать, сформулировать задачи, распределить их в коллективе, и только потом выполнять задуманное.

Источник: Федеральное агентство финансовой информации