Как эффективно управлять бизнесом, чтобы он не управлял вами

Приходилось ли Вам плавать в шторм? Если да, то Вы поймете, о чем идет речь. Если у Вас нет достаточной физической подготовки, то лучше вообще остаться на берегу. Или очутиться в незнакомом городе без карты, гида и знания местного языка? Если да, то каково Вам было?

А при чем тут бизнес? А притом, что при попытке начать какую-либо деятельность может быть упущено то, что составляет самую основу организации. По определению, организация – это то, что подчинено определенному плану, порядку. Всегда приятнее находиться там, где соблюдается строгий порядок и все на своих местах. Чтобы вся организация работала как часы, требуется жесткая стабильная система, план, по которой будут построены все посты и линии организации в нужной иерархии. Для этого, как показывает практика и отзывы многих руководителей, очень удобна организующая схема, разработанная классиком американского менеджмента Л. Роном Хаббардом. Эта оргсхема основана на семи жизненно важных функциях, которые в той или иной степени должны существовать любой компании. Но если они нечетко выражены и не описаны, то в этом случае, зачастую, эти функции несет на себе перегруженный руководитель или каждый сотрудник, не зная своих четких обязанностей и хватаясь то за одно, то за другое дело.

Ниже перечислены те функции, которые включает в себя оргсхема по каждому из семи отделений.

1 отделение – Персонал и коммуникации

2 отделение – Маркетинг и продажи

3 отделение – Финансы (бухгалтерия)

4 отделение – Производственное (именно это подразделение и отличает компании друг от друга). Эти отделения отвечают за производство продукции или услуги.

5 отделение – качества и квалификации (если в компанию поступает много претензий по качеству выпускаемого продукта, то это свидетельствует об отсутствии в структуре организации именно этого подразделения).

6 отделение – Расширения (отвечает за новые представительства и поиск новых клиентов).

7 отделение – Административное (его функция – управление компанией в целом).

Именно разработка этой оргсхемы и внедрение ее на предприятии позволяет ему расширяться логично и стабильно. Вся прелесть в том, что после этого компания начинает работать как отлаженный механизм. Можно сравнить с хорошим хронометром. Вам уже не придется постоянно справляться с ЧП, вызванными отсутствием четкого распределения обязанностей и не выполнением поставленных задач. На первый взгляд может показаться, что разработать и прописать развернутую оргсхему сложно, но приложенные усилия будут оправданы. Как пример на практике, один успешный предприниматель организовал производство медалей, гербов и всего того, что так любят военные. В основном заказчиками являлись госструктуры. Сроки выполнения работ, как правило, были приурочены к каким-нибудь военным парадами официальным мероприятиям. Но предприниматель не справлялся с работой к сроку, чем вызывал бурную реакцию с обещанием конкретной расправы от заказчиков. Была идея, было производство, но не было четкой организационной схемы, которая бы давала возможность получения ценного конечного продукта, т.е. в сроки, качественно и быстро. После внедрения оргсхемы он не только устранил проблему, но даже открыл филиалы в других городах.

Оргсхема помогает не только четко распределить обязанности, но и добиться качественного производства востребованной продукции и качественного сервиса. Даже если Вы постоянно обучаете персонал, объем и качество продукта не изменятся до тех пор, пока персонал не начнет работать по известной оргсхеме.

Оргсхема – это не единственный инструмент, который может помочь Вам взять свой бизнес под контроль. Кроме того, еще есть «шляпы» - работающие должностные инструкции, системы статистик, которые позволяют «держать руку на пульсе» компании и многое другое, чему будут посвящены наши следующие статьи, объединенные в цикл под названием «Свобода руководителя. Успех и процветание компании».

Смолякова Галина, BusinessForward