Когда все мысли в деле: эффективные коммуникации с сотрудниками

В этой статье я решила поделиться несколькими практическими данными в области управления. Хотя, как любит говорить мой партнер по бизнесу, соучредитель компании BusinessForward Владимир Кусакин, жаль просто так расставаться со знаниями, полученными многолетним опытом и обучением.

Компания BusinessForward проводила опросы среди руководителей и владельцев бизнеса на тему: «Какая проблема является основной для Вашей компании?».

Думаю, что ответы для многих не будет откровением. А кто-то даже присоединится к этой статистике. Самые распространенные проблемы: на первом месте - кадры и низкий уровень ответственности персонала, на втором - отсутствие эффективной системы управления. Причем, первая проблема, как показывает опыт, чаще всего вытекает из второй.

Речь пойдет об инструменте управления, который позволяет, при правильном применении, повысить эффективность работы персонала и лучше контролировать исполнение приказов. Когда я рассказываю об этом на своих семинарах, всегда получаю неизменно положительные отклики.

Итак, часто происходит такая ситуация: руководитель дает распоряжение, а оно не выполняется, или его смысл искажается, что приводит к плачевному результату.

Есть эффективное решение. Я нашла его у признанного классика американского менеджмента Л. Рона Хаббарда и сразу использовала в собственной практике.

Решение состоит из трех шагов:

Написать приказ, запрос, просьбу или что-либо другое, что Вам необходимо, в письменном виде.
Положить послание сотруднику не просто на стол, а в специальную корзину для входящей коммуникации.
Получить ответ на это послание, опять таки в письменном виде.
Теперь поподробнее.

Почему в письменном виде?

Многие сотрудники, пришедшие на работу, удивлялись нашей системе и говорили, что не сталкивались с таким на прежних местах работы, либо система коммуникации не носила официальный характер, не была организована по четкой схеме.

Почему это удобно.

На первый взгляд письменная коммуникация может отнимать много времени.

Вы можете сказать: «Пока я подробно опишу, что требуется… Легче и быстрее на словах». Помните русскую народную пословицу «что написано пером, то не вырубишь топором». Так и здесь. Очень быстро вы научитесь не тратить на послания много времени, и в то же время ваши сотрудники уже не смогут отвертеться отговорками, что этого не было, и вы этого не говорили. Что зачастую и происходит, когда передаешь указания устно. Опять таки пословица: «В одно ухо влетело, в другое вылетело» тоже часто срабатывает. Вспомните любой момент из Вашей жизни, когда Вы над чем-то сосредоточенно работали или просто куда-то шли с определенной целью, и вдруг вас отвлекают неожиданным вопросом или просьбой. В результате вы забывали, зачем шли или теряли важную нить размышлений?

К вечеру уже раскалывается голова от объема важных дел и мыслей: «Как бы чего не забыть?». Конечно, это сказывается на эффективности работы.

Куда положить послание, также очень важно. Так как если вы оставите его на столе, оно легко затеряется среди рабочих бумаг. Для этого на столах моих сотрудников в обязательном порядке заведены специальные коммуникационные корзины. Их три.

Это обычные пластиковые горизонтальные лотки, предназначенные для работы в офисах.

Почему три? Первая – для входящей коммуникации. Все бумаги, послания от руководства и других сотрудников кладутся в эту корзину. Вторая - для отложенных посланий - если нет возможности сразу выполнить задание, сотрудник откладывает послание в эту корзину с пометкой: в работе до…И ставит число планируемого выполнения.

И третья - для исходящей коммуникации. Туда складываются все ответы на послания, выполненные отчеты и все, что требует только передачи нужному адресату. При этом самым лучшим ответом на послание будет: «Сделано!».

Если вы вдруг заметите, что ваши послания игнорируются, оседая в личных ящиках или, еще хуже, в мусорном ведре, вы сможете легко «вывести на чистую воду» нарушителя. Так как самое большое число проблем и ЧП происходит, когда игнорируются приказы или на запросы не дают своевременный ответ. В этом случае пишите послания под копирку, оставляя копию у себя. Вам легко будет призвать к дисциплине недобросовестного сотрудника.

Сложно описать подробно в небольшой статье то, что обычно излагается в целом учебном курсе, поэтому в следующий раз я расскажу об еще одном инструменте, позволяющем контролировать работу персонала, «машине времени».

Успехов вам!

Смолякова Галина, BusinessForward